Звезда «Сватов» Добронравов одной фразой угомонил пытавшуюся его задеть Анну…
Звезда «Сватов» Добронравов одной фразой угомонил пытавшуюся его задеть Анну…
Актуально
Федор Бондарчук озвучил имя любимой…
Федор Бондарчук недавно стал гостем YouTube-программы \"Кино в деталях\". Известные кинорежиссер во время интервью впервые публично озвучил имя любимой актрисы.
«Росатом» предложил поселить в арктике верблюдов, чтобы победить глобальное…
«Росатом» предложил поселить в арктике верблюдов, чтобы победить глобальное…
«Большой прорыв»: археологи решили одну из главных загадок Древнего…
«Большой прорыв»: археологи решили одну из главных загадок Древнего…
Важно
Напавший на детский центр в Таиланде мужчина покончил с…
Стало известно о том, что напавший на детский центр в Таиланде мужчина покончил с собой. Об этом сообщили местные журналисты.
Дацик заявил, что бой с Емельяненко – лучшая антиалкогольная компания в…
Дацик заявил, что бой с Емельяненко – лучшая антиалкогольная компания в…
Валиева расплакалась после произвольной программы, вспомнив допинговый…
Валиева расплакалась после произвольной программы, вспомнив допинговый…
Олимпийская чемпионка Назаренко отпраздновала получение американского…
Олимпийская чемпионка Назаренко отпраздновала получение американского…
Лента новостей
Опубликовано: 10:13, 24 январь 2021

Как подготовить эффективное офлайн-мероприятие

Подготовка к любому мероприятию – это сложный и хлопотный процесс, который требует внимания к малейшим деталям. Чтобы упростить себе задачу, стоит выделить отдельные этапы и следовать четкому плану.

Определение цели и формата
Этот этап кажется довольно простым, но на самом деле к нему необходимо подходить максимально ответственно. Цель мероприятия может быть такой как: информирование аудитории, сбор денег на проект, выражение благодарности партнерам или же просто развлечение гостей. От этого зависит о дальнейший формат, время проведения, оформление помещение и звук.

Не стоит зацикливаться на традиционных форматах. Лучше обратить внимание на тематические ивенты, мероприятия под открытым небом, TED-формат. Важно лишь, чтобы выбранный способ проведения мероприятия помогал добиться цели.

Планирование
В плане учитывают логистику, продвижение и контент мероприятия. Можно создать документ, который будет доступным для всей команды и прописать в нем задачи каждого сотрудника. Сначала лучше сделать перечень главных целей, а после разделить их на небольшие этапы. Для выполнения каждой задачи стоит указать время, так работа будет выполняться быстрее.

Для упрощения этапа планирования можно пользоваться шаблонами Google, специальными программами или же ограничиться обычным файлом Excel.

Особое внимание к деталям
Чтобы удивить гостей и оставить у них приятные впечатления, продумывают малейшие детали:

как будет проходить регистрация;
кто встречает гостей;
как оформлены презентации;
заполнены ли перерывы;
согласована ли аренда проекторов и другого оснащения;
как одета команда.
Также нужно подготовить сувенирные материалы. Стандартные варианты: ручки, блокноты, буклеты. Более популярны футболки, пауэрбанки, кружки, но их стоимость высокая, поэтому не каждая компания может себе это позволить. Стоит учитывать и погодные условия местности. В жаркую погоду нужно позаботиться о наличии воды, а в сезон дождей о зонтах или дождевиках.

Во время самого мероприятия нужно следить за достаточным количеством раздаточных материалов. Также внимания требует работа с посетителями. Представители компании должны всегда оставаться приветливыми и внимательными к гостям.

Составление бюджета
Бюджет составляют исходя из списка задач. Также стоит сделать запас на случай непредвиденных обстоятельств. Например, если мероприятие на улице и неожиданно идет дождь. Потребуется быстро менять локация, перевозить технику, мебель и т.д. Нужно продумать свои действия на такой случай.

Важна организация активностей и внести их в смету (например, розыгрыш, выступления спикеров). На мероприятии понадобиться и фотограф, для которого составят ТЗ.

Выбор оборудования
Для начала определяются с масштабом ивента, оценить вместимость помещения или условия на площадке под открытым небом. Аренда оборудования для мероприятия – удобное решение, потому что стоимость такого оснащения высокая и покупать ее для краткосрочного использования невыгодно.

Есть разные виды проекторов и, выбирая устройство, учитывают:

размер площадки, на которой будет проводиться мероприятие;
какие задачи будут выполняться;
количество гостей;
какое освещение в помещении.
Также для проведения мероприятия потребуется звуковое оформление. Минимальный комплект включает колонки, микрофон, микшерный пульт, шнуры, ноутбук. Обычные аудиосистемы на дадут возможности добиться такого хорошего звука, и ивент может разочаровать участников.

Аудиокомплексы, которыми управляет звукооператор передадут каждый звуковой эффект. К тому же, такие колонки часто имеют световую иллюминацию, поэтому можно не беспокоиться о светомузыке.
* - организации, запрещенные в России.
Ctrl
Enter
Заметили ошЫбку
Выделите текст и нажмите Ctrl+Enter
Обсудить (0)