Что такое кадровый резерв компании и какие задачи бизнеса решает?

Проблема кадров остается одной из самых актуальных для компаний в России. Дефицит специалистов разного уровня сформировался в результате утечки специалистов за границу после распада СССР в 1990х годах, сокращения потока трудовых мигрантов из стран ближнего зарубежья, текущей экономической и политической обстановки в стране. Эксперты считают, что в ближайшее время ситуация с кадрами не улучшится.

В такой ситуации на рынке труда сформировалось преобладание работодателей над кандидатами. Из-за этого последние придирчиво рассматривают каждую вакансию и диктуют собственные условия.

В ответ на это владельцы бизнеса прибегают к использованию такого инструмента, как кадровый резерв. С его помощью удается уменьшить отрицательное влияние кадрового голода и уменьшить риск финансовых потерь в случае увольнения ключевых сотрудников. Расскажем подробнее о том, что такое кадровый резерв, как он должен формироваться и развиваться.

Кадровый резерв: суть понятия, функции, принципы формирования

Кадровый резерв организации представляет собой важный инструмент управления персоналом, с помощью которого можно оперативно и без потерь среагировать на уход из компании ключевых сотрудников. Под этим понятием подразумевают комплекс перспективных сотрудников организации, которые могут быстро занять освободившиеся вакансии без ущерба для рабочего процесса.

В кадровый резерв предприятия может войти далеко не каждый работник. В эту группу входят перспективные работники с высоким рабочим потенциалом, готовые брать на себя ответственность и занимать более высокие должности. Другими словами, кадровый резерв составляют уже подготовленные, адаптированные специалисты, которые могут сразу же начать выполнять задачи ушедших сотрудников.

Компании и организации, которые ответственно относятся к такому «запасу» и системно работают с ним, в большинстве случаев не испытывают сложностей из-за волнений на рынке труда. Если специалисты подготовлены заранее, в дальнейшем, после освобождения вакансии, не потребуется тратить время на подбор и обучение новых сотрудников.

Цели создания КР

Кадровый резерв формируют для достижения следующих целей:

· быстрое замещение вакантных должностей без потери времени и средств при смене кадров;

· снижение бизнес-рисков, связанных с текучкой кадров, внезапными увольнениями ключевых сотрудников, выходом сотрудников на больничный или в декрет, а также другими форс-мажорами;

· сокращение финансовых расходов на найм сотрудников извне (аутсорс), адаптацию и обучение новых кадров;

· повышение трудовой мотивации и вовлеченности работников (работа с кадровым резервом дает понять, что карьерный рост реален и поощряется руководством);

· выявление перспективных, талантливых сотрудников, которые в дальнейшем могут положительно повлиять на результаты и эффективность бизнеса;

· быстрая реакция на расширение бизнеса (наличие кадрового резерва позволяет оперативно отреагировать на открытие новых филиалов компании или направлений ее деятельности);

· укрепление корпоративной культуры и ее ценностей, благодаря чему коллектив становится более сплоченным.

При формировании КР соблюдают определенные принципы и придерживаются установленного порядка.

Что нужно помнить при формировании резерва кадров?

Основными ключевыми принципами в этом процессе являются:

1. Соответствие потребностям компании. Численность резерва определяется реальной необходимостью в замене или обновлении кадрового состава.

2. Добровольное участие в «золотом запасе». Включение сотрудника в этот список возможно исключительно с его согласия.

3. Открытость информации. Все сотрудники компании должны знать о том, что существует кадровый резерв, и что у каждого есть возможность пополнить его списки.

4. Соответствие резервных сотрудников требуемой квалификации и рабочему профилю. Необходимо регулярно проверять профессиональные возможности членов команды, их потенциал, уровень мотивации.

В КР могут входить сотрудники разного уровня, но в приоритете остаются:

· молодые специалисты, особенно те, которые проявили себя в работе, общественной и научной деятельности;

· сотрудники, прошедшие аттестацию и рекомендованные руководством по ее результатам;

· самовыдвиженцы (работники, которые добровольно изъявили желание пополнить запас кадров);

· сотрудники с высшим образованием, которые повысили квалификацию и готовятся занять более высокую должность в иерархии компании.

Состав кадрового резерва компании может варьироваться: он зависит от актуальных потребностей бизнеса в данный момент.

Участникам кадрового резерва предоставляют специально разработанные для них программы развития и обучения. Это не только курсы и тренинги, но и стажировки, управление проектами, работа с наставником.

Формирование КР – продолжительный процесс, который может занимать от нескольких месяцев до нескольких лет.

Преимущества создания кадрового резерва и системной работы с ним

Формирование такого запаса сотрудников дает ряд преимуществ как самой компании или организации, так и членам команды. Сюда можно отнести следующее:

Быстрая замена сотрудников любого уровня в случае их ухода

Преемственность должностей происходит максимально безболезненно благодаря сформированному пулу квалифицированных специалистов. «В запасе» всегда есть специалисты, готовые занять освободившиеся должности. Благодаря этому минимизируется риск простоев в бизнесе, повышается стабильность бизнес-процессов.

Наличие мощного мотивационного стимула для сотрудников

Открытая система КР прямо указывает на возможность продвижения специалистов по карьерной лестнице. Это хорошая трудовая мотивация, которая позволяет сотрудникам сохранять заинтересованность в работе и лояльность к руководству, действовать для повышения производительности и достижения целей бизнеса. Наличие кадрового резерва дает работникам понимание того, что их ценят, желают сохранить их в компании.

Защита от кадрового голода

Наличие пула резервных специалистов гарантирует, что в бизнесе не произойдут простои и форс-мажоры из-за внезапных увольнений, выхода сотрудников на больничный или в декрет. Благодаря КР компания не столкнется с ситуацией, в которой ключевой сотрудник уходит, а быстро подобрать ему замену не удается из-за дефицита кадров на рынке труда.

Возможность сэкономить материальные и нематериальные ресурсы компании

Обучение специалистов и создание условий для их роста внутри компании обходится гораздо дешевле, чем поиск и найм новых сотрудников либо привлечение работников из аутсорса. Помимо финансов, экономится также и время. В результате, как только один из ключевых сотрудников освобождает должность, ее сразу же занимает уже подготовленный специалист и приступает к трудовым обязанностям.

Возможность быстро адаптироваться к изменениям, происходящим в экономике и на рынке труда

Компании, в распоряжении которых есть правильно сформированный и подготовленный кадровый резерв, быстрее реагируют на происходящие изменения, будь то финансовые затруднения внутри самой компании, глобальные экономические кризисы, перемены в отрасли бизнеса.

Подготовка кадров-управленцев

Члены кадрового резерва проходят специальное обучение, что позволяет расширить круг их компетенций и навыков, а также повысить квалификацию. Благодаря этому в пуле формируются в том числе профессиональные управленцы, от которых во многом зависит успех и эффективность компании.

Формирование положительного HR-бренда

Компания, которая инвестирует в своих сотрудников, формируя кадровый резерв, создает образ положительного работодателя. Таким образом повышается лояльность высококвалифицированных кадров, не являющихся сотрудниками организации: есть вероятность, что в дальнейшем они могут стать членами именно этой команды.

Ускорение процесса внедрения современных технологий

Сотрудники из кадрового резерват проходят специальное обучение и стажировки, которые делают их более восприимчивыми к инновациям. Они более решительно используют современные технологии и внедряют их в систему компании, чтобы повысить производительность и эффективность.

Создание фактора конкурентного преимущества

Наличие сформированной сильной команды специалистов, готовых в любой момент заменить сотрудника на любой должности, становится хорошим преимуществом на рынке труда. Это особенно актуально в условиях глобального кадрового голода в стране. Наличие стабильного КР гарантирует устойчивый рост бизнеса.

Виды кадрового резерва

Существует несколько видов КР. Его классифицируют по нескольким критериям. Выбор конкретного типа зависит от целей и возможностей компании.

Особенности внутреннего и внешнего кадрового резерва

В зависимости от способа формирования, различают внутренний и внешний кадровый резерв.

Внутренний КР – группа сотрудников, которые находятся в штате компании, то есть уже трудоустроены в ней, и которых можно продвигать по карьерной лестнице. Таким образом компания сама развивает своих будущих управленцев и экспертов, не привлекая работников извне.

Плюсы формирования внутреннего пула сотрудников:

· сотрудник предсказуем, всем известны его уровень ответственности и компетентности, исполнительность, подход к работе;

· работник быстро адаптируется к изменениям, так как уже знаком с ценностями и корпоративной культурой организации, особенностями работы в ней;

· экономия материальных и нематериальных ресурсов, которые затрачивают на поиск и обучение новых кадров;

· финансовая выгода (внутренние повышения требуют гораздо меньших затрат по сравнению с заработком для персонала из аутсорса).

Формирование внутреннего пула кадров имеет и некоторые недостатки. Первый из них можно скорее назвать условием, а не недостатком. Это необходимость формирования четкой, структурированной системы развития и обучения сотрудников для обеспечения их карьерного роста. Более весомый недостаток такого подхода – вероятность субъективности в выборе.

Внешний кадровый резерв формируется на основе потенциальных работников, которые на данный момент не являются сотрудниками компании. Другими словами, это подготовленные кадры, находящиеся в пределах рынка труда (аутсорс). Таких сотрудников включают в пул заранее, чтобы в дальнейшем, когда появится потребность в кадрах, не тратить слишком много времени на их поиски.

Такой подход к формированию кадрового резерва также имеет свои плюсы и минусы. К преимуществам относятся:

· большой выбор кандидатов на должности, обладающих разными навыками и профессиональными знаниями;

· отсутствие конкуренции между членами одной команды, в отличие от внутреннего резерва;

· возможность привлечения новых сотрудников с определенным опытом, что усиливает команду.

Формирование внешнего КР имеет и некоторые недостатки. Это:

· высокие затраты на поиск и найм (как материальные, так и нематериальные);

· высокая вероятность того, что подобранные сотрудники не подойдут на вакантные должности из-за недостаточного уровня компетенций или навыков;

· создание затруднений для карьерного роста сотрудников из существующего коллектива.

Суть и особенности стратегического и оперативного кадрового резерва

В зависимости от сроков подготовки специалистов, различают стратегический и оперативный пул.

Стратегический резерв – это сотрудники с развитыми лидерскими качествами и достаточным уровнем компетенцией, готовые занять важные (в том числе – руководящие) должности в будущем. Такой пул нацелен на долгосрочный карьерный рост.

Оперативный резерв формируют для того, чтобы иметь запас на случай быстрого заполнения вакансий при возникновении внештатных ситуаций (больничный или отпуск сотрудника, непредвиденное увольнение).

Сотрудники из оперативного КР имеют опыт управления небольшими группами и отличаются высокой вовлеченностью в работу компании.

Управленческий и профессиональный кадровый пул

Еще один критерий для классификации кадрового резерва компании – наличие и уровень конкретных компетенций. В соответствии с ним, различают управленческий и профессиональный кадровый резерв.

Первая группа включает сотрудников, которые имеют выраженные лидерские качества и хотят попробовать себя в качестве руководителя.

Профессиональный кадровый резерв – это группа экспертов, которые обладают глубокими функциональными или техническими знаниями, необходимыми для реализации основных процессов в компании.

Не существует универсального решения по выборе конкретного типа кадрового резерва, который формируется в рамках компании. Оптимальный тип определяется особенностями организации. На выбор влияют отрасль деятельности, текущий этап развития компании, уровень текучести кадров.

Как развивать кадровый резерв компании?

Создание и развитие эффективного пула кадров – сложный и продолжительный процесс, который включает несколько последовательных этапов. В его реализации должны участвовать специалисты нескольких уровней. Это:

· топ-менеджеры, которые точно знают, какие профессии востребованы сейчас, и какие будут востребованы через несколько лет;

· представители HR-отдела, специалисты по работе с кадрами (они занимаются подбором сотрудников и их подготовкой, разрабатывают программы обучения и стажировок);

· руководители отделов, способные объективно оценивать профессионализм сотрудников, их возможности дальнейшего развития;

· наставники, которые делятся опытом и помогают членам команды осваивать новые должности.

Для формирования кадрового резерва компании необходимо реализовать следующие шаги:

Анализ текущих потребностей компании, бизнес-стратегии и ключевых позиций

Прежде, чем перейти к формированию КР, специалисты тщательно анализируют цели компании на данный момент, определяют основные роли, которые влияют на устойчивость бизнеса, и прогнозируют потребность в персонале.

Особое значение имеет определение ключевых должностей в бизнесе. От них зависят результативности и производительность бизнеса. Внимание также стоит обратить на должности, которые в данный момент (и в ближайшей перспективе) находятся в дефиците на рынке труда.

Подготовка моделей компетенции для каждой ключевой должности

На этом этапе формируют список критериев, которым должен соответствовать соискатель на конкретную должность. Специалисты, принимающие участие в разработке и формировании КР, подробно описывают набор личных качеств и профессиональных компетенций, присущих потенциальным членам команды.

Желательно обозначить желаемый и минимальный уровень компетенций. Эта шкала будет полезной не только на этапе формирования кадрового резерва, но и при разработке программ обучения для «резервистов».

Проведение работ по оценке сотрудников

Потенциальных участников КР оценивают по ряду признаков, начиная от пола и возраста и заканчивая уровнем знаний, навыков и компетенций. Для оценки можно использовать различные методы (интервью по компетенциям, ролевые игры, тестирование). Также стоит воспользоваться результатами регулярных аттестаций сотрудников, если они проводятся в компании.

На этом этапе также необходимо определить уровень лояльности сотрудников к компании, в которой они трудоустроены, оценить уровень трудовой мотивации.

Составление списка кадрового резерва и его публикация в общем доступе (на сайте компании либо в физическом виде с размещением на стенде)

По результатам мозгового штурма специалисты подготавливают перечень членов команды, которые формируют кадровый резерв. Предварительно с каждым работником согласовывают его готовности войти в этот пул.

Разработка индивидуальных планов развития

ИПР подготавливают для каждого сотрудника в кадровом резерве. При его разработке в первую очередь учитывают навыки и компетенции, которые у работника выражены недостаточно, и над которыми необходимо поработать.

Планы развития включают курсы, тренинги, конференции, стажировки, работу с наставником, управление проектами. Все это реализуется на практике.

После того, как КР сформирован, необходимо активно продолжать его развитие, а также использовать потенциал на практике в случае необходимости закрытия важный вакансий. После трудоустройства необходимо контролировать, как сотрудник из кадрового резерва справляется со своими обязанностями. Это позволяет понять, над чем ему еще нужно поработать. На начальных этапах вхождения в должность «новичков» сопровождают наставники, менторы.

Как правильно оценить компетенции сотрудников с помощью Jinn?

Анализ способностей, компетенций и перспектив сотрудников для формирования кадрового резерва – задача, которая требует длительной и сложной умственной работы. Чтобы не ошибиться в выборе, потребуется проанализировать большое количество информации.

Чтобы облегчить эту задачу, можно воспользоваться современными возможностями. Существуют различные онлайн-сервисы и платформы, позволяющие оценивать компетенции сотрудников автоматизированно. Один из наиболее эффективных ресурсов – Jinn. Это платформа, которая предоставляет методы для оценки уровня компетенций кадров с целью их отбора в кадровый резерв. Высокую достоверность результатов гарантирует метод «Оценка 360 градусов». Также для этой цели подойдет Performance Review. Протестировать возможности методов можно здесь https://jinn.ru/evaluation/.

Резюме

Кадровый резерв в современных экономических и социальных условиях – незаменимый инструмент, который гарантирует сохранение эффективности и производительности компании в любых условиях. Правильно подобранный и сформированный пул сотрудников позволяет избежать кадрового голода и создает хорошие условия для профессионального роста членов команды.

Читайте также: