Бухгалтерский квартал о том, что обязательно указать в договоре со специалистом на аутсорсе, чтобы избежать проблем

Бухгалтерский аутсорсинг кажется простой схемой: предприниматель находит специалиста, договаривается о цене и передает ему учет. Но случается, что каждый участник представляет себе сотрудничество по-своему: предприниматель думает, что бухгалтер будет заниматься одним набором задач, сам бухгалтер – другим, а в договоре при этом может стоять всего одна строчка: «оказание бухгалтерских услуг».

Сооснователи проекта «Бухгалтерский Квартал» Лидия Васильева и Лина Залевская считают, что такой подход рано или поздно приводит к конфликту. Но что нужно сделать еще до начала работы, чтобы этого избежать?

Не выбирайте бухгалтера только по цене

Одна из самых распространенных ошибок – сравнивать предложения исключительно по стоимости. Один бухгалтер говорит: 40 тыс. рублей в месяц, второй – 20 тыс., третий – 7 тыс. Предприниматель видит самое дешевое предложение и думает: «Семь – беру». Но проблема в том, что это может быть совершенно разный объем работы.

Поэтому в договоре должен быть не просто указан тариф, а подробно расписано, какие услуги входят в абонентскую плату. Например, ведение налогового учета, расчет заработной платы, подготовка и сдача отчетности, работа с самозанятыми, кассами, платежными документами. Причем каждый бизнес индивидуален, поэтому универсального списка здесь нет. Формулировки вроде «бухгалтер ведет ИП на УСН» недостаточно. Предприниматель должен понимать, что именно он получает за свои деньги.

Отдельно пропишите дополнительные услуги

У бизнеса есть обычная текущая работа, а есть задачи, которые могут возникнуть разово. Например, восстановление учета за предыдущего бухгалтера, корректировка старой отчетности, оформление заявления на патент или дополнительные проверки кассы.

По словам Лидии Васильевой и Лины Залевской, такие работы лучше сразу отделять от стандартного обслуживания. «Восстановление участка – это всегда дополнительный объем. Ты не знаешь, что там происходило, и такая работа всегда сложнее, чем текущая, которая у тебя перед глазами», – объясняют они.

Поэтому в договоре стоит отдельно указать, что входит в ежемесячную стоимость, а какие задачи считаются дополнительными и оплачиваются отдельно.

Заранее договоритесь, когда бухгалтер сможет повысить цену

Объем работы компании может измениться. Было пять сотрудников – стало десять. Добавились расчетные счета, операции, новые участки учета. Может измениться и законодательство. Если порядок пересмотра цены заранее не определен, конфликт практически неизбежен. В договоре стоит прописать, как изменение объема работы влияет на стоимость, когда может пересматриваться цена и что происходит, если предприниматель не согласен с новой стоимостью.

Отделите дату договора от даты начала учета

Еще один момент, о котором часто забывают, – период начала услуг. Допустим, договор подписали 7 ноября, а предыдущий бухгалтер перестал работать 10 октября. Если новый специалист принимает на себя учет с 10 октября, это должно быть прямо указано в договоре. Иначе непонятно, где начинается ответственность нового бухгалтера.

Пропишите, кто передает документы и кто их хранит

Еще одна классическая причина конфликта – первичные документы. Бухгалтер пишет клиенту: «Дайте документы». Пишет еще раз. Клиент раздражается: «Ты же бухгалтер, сам иди и собери».

Но сбор документов – это отдельная работа. Поэтому в договоре необходимо определить, кто отвечает за сбор первички, в какие сроки клиент должен ее передать, кто проверяет комплектность и где документы будут храниться. Для аутсорсинга оптимальной может быть схема, когда клиент до определенной даты передает все документы, а бухгалтер проверяет их наличие и сообщает, чего не хватает. Если же бухгалтер сам должен собирать документы, это тоже нужно зафиксировать и понимать, что такая услуга стоит дороже.

Не забудьте про бухгалтерскую базу

Отдельно нужно договориться о том, что происходит с бухгалтерской базой при завершении сотрудничества. Если предыдущий специалист не передал историю учета, новый бухгалтер может оказаться в ситуации, когда ему придется восстанавливать данные. В договоре стоит заранее определить, кто оплачивает базу, в каком порядке она передается клиенту и в какой срок после расторжения договора.

Предприниматель должен согласовывать отчетность

Передавать бухгалтерию на аутсорсинг не значит полностью перестать ею интересоваться. Бухгалтер готовит отчетность на основании данных компании, но собственник должен понимать, что в ней отражено, и согласовывать результат.

В «Бухгалтерском квартале» предлагают относиться к бухгалтерии так же, как к любому другому отделу бизнеса. «Бухгалтерия – это просто отдел вашей компании. И вам придется туда погрузиться, потому что вы собственник», – говорит Лина Залевская. Поэтому в договоре стоит определить, когда бухгалтер направляет отчетность, сколько времени есть у руководителя на проверку и каким образом фиксируется согласование.

За что отвечает бухгалтер, а за что – предприниматель

Не стоит забывать, что в договоре должна быть четко определена ответственность каждой стороны. Если бухгалтер отвечает за подготовку и сдачу отчетности, это должно быть зафиксировано. Если по его вине возникли штрафы или пени, условия ответственности также должны быть понятны.

Но налог самого бизнеса остается обязательством предпринимателя. Если бухгалтер ошибся и из-за этого налог был рассчитан неправильно, предпринимателю все равно придется доплатить сам налог. При этом ответственность бухгалтера может возникнуть за последствия собственной ошибки, например, за пени, если для этого есть основания.

«Мы тоже люди. Бухгалтерия – часть бизнеса, и бухгалтеры могут ошибаться так же, как маркетологи, продавцы или сотрудники производства. Для чего тогда делать вид, что ошибок вообще не бывает? Уж лучше заранее определить, кто за что отвечает, – отмечает Лидия Васильева. – Поэтому перестаньте относиться к договору как к чему-то формальному. Ведь по сути, это ваш единственный документ, который в случае конфликта помогает понять, кто и что должен был сделать».

Читайте также: